Jakiś czas mogliście przeczytać artykuł na temat organizacji konferencji od A do Z. Starałam się podzielić z Wami moją wiedzą i doświadczeniem w organizacji tego typu spotkań. Dzisiaj postawiłam na inną konwencję wpisu. Zapraszam do lektury wywiadu jaki przeprowadziłam z osobą, która organizacją cykli szkoleń dla prestiżowej firmy zajmuje się na co dzień. Specjalnie dla Was drodzy Czytelnicy nasz gość specjalny – Adrian Piętak zdradzi nam na co najbardziej zwraca uwagę przy wyborze miejsca szkolenia, a także co jest najważniejsze dla uczestników szkolenia.

 

a_pietakWywiad z Adrianem Piętakiem – Coordinator Corporate Learning w firmie ICAN Institute.

Anna Bochenek: Witaj Adrianie. Na początek dziękuję, że zgodziłeś się na nasz wywiad. Powiedz proszę, czym się zajmujesz w firmie ICAN Institute, wydawcy Harvard Bussines Review Polska?

Adrian Piętak: Zajmuję się organizacją i logistyką szkoleń otwartych oraz tych realizowanych na indywidualne zamówienie Klientów ICAN Institute. W mojej codziennej pracy bardzo ważne jest porządkowanie i koordynowanie działań oraz nawiązywanie współpracy z różnorodnymi miejscami, w których organizowane są szkolenia ICAN. Głównie są to hotele na terenie Polski i Europy. Oprócz bieżącej obsługi logistycznej i administracyjnej zajmuję się przygotowaniem materiałów dydaktycznych i w tym zakresie współpracuję z wykładowcami. Największą satysfakcję daje mi zarządzanie i utrzymywanie dobrych relacji z Uczestnikami w trakcie trwania szkoleń jak i poza nimi.

Anna Bochenek: Jako pracownik tak prestiżowej firmy masz już na pewno niemałe doświadczenie w organizacji szkoleń. Zdradź mi proszę jak wygląda organizacja cyklu szkoleń? Od czego zaczynasz, a na czym kończysz?

Adrian Piętak: Organizowanie szkoleń to proces rozbudowany. Postaram się uogólnić go w kilku zdaniach. W pierwszej kolejności bardzo ważne jest znalezienie miejsca szkolenia z odpowiadającym wyposażeniem i wielkością sali. Równoległe odbywa się proces rekrutacji i oczekiwania na pierwszą sesję inauguracyjną. Następnie przez dwanaście miesięcy zajmuję się kompleksową obsługą logistyczną i – przy współpracy z trenerami – merytoryczną poszczególnych zajęć. Podczas trwania programu mam stały kontakt z Uczestnikami, starając się służyć pomocą w każdej sytuacji. Na koniec zawsze odbywa się uroczyste Zakończenie wraz z wręczeniem certyfikatów.

Anna Bochenek: A na co najbardziej zwracasz uwagę przy wyborze miejsca organizacji szkolenia?

Adrian Piętak: Głównie zwracam uwagę na to jaki jest standard Hotelu. W następnej kolejności liczy się lokalizacja, relacja kosztów do jakości realizacji usług, wyposażenie sal, obsługa, wsparcie techniczne. Trudno jest znaleźć ofertę spełniającą wszystkie te wymagania. W pierwszej fazie bardzo ważne jest podejście osób z którymi ustala się warunki przyszłej współpracy. Zawsze liczę na współpracę długookresową.

Anna Bochenek: Czy weryfikujesz wcześniej osobiście każde miejsce zanim dokonasz ostatecznego wyboru, czy zdajesz się na kwalifikacje działu sprzedaży danego miejsca?

Adrian Piętak: Staram się w miarę możliwości odwiedzić każde miejsce, w którym będą nasze szkolenia. Chcąc zadbać o wszystkie szczegóły nie ma innego wyjścia. Jednak raz zdarzyło mi się zaufać sprzedawcy i na złe mi to nie wyszło.

Anna Bochenek: A na co najbardziej zwracają uwagę uczestnicy szkolenia? Co jest dla nich ważne ?

Adrian Piętak: Muszę przyznać, że Uczestnicy naszych szkoleń zwracają uwagę na wszystko (szeroki uśmiech). Od warunków logistycznych, czyli odpowiedniej wielkości sali z dostępem do światła dziennego i wygodnymi krzesłami, jakości cateringu – lunchy i przerw kawowych, po materiały szkoleniowe i profesjonalizm prowadzących zajęcia. Zdarzają się nawet komentarze, że „idealnie dobieramy kolor ankiet ewaluacyjnych” – Uczestnicy zwracają uwagę nawet na tak drobne elementy i cenią nas za perfekcjonizm w każdym detalu.

Anna Bochenek: Zdarzyło Ci się kiedyś współpracować z trudnym kontrahentem?

Adrian Piętak: Jeżeli chodzi o moją pracę nie zdarzyli mi się Klienci, których mógłbym określić mianem „trudny”. I w rzeczywistości moje stanowisko umożliwia mi utrzymywanie dobrych relacji z każdym Uczestnikiem naszych szkoleń. Nie ma problemów nie do rozwiązania. Mógłbym wręcz powiedzieć, że za niektórymi Klientami po zakończeniu szkoleń będę tęsknić :)

Anna Bochenek: Miałeś kiedyś jakąś wpadkę związaną z wyborem miejsca organizacji cyklu szkoleń?

Adrian Piętak: Oczywiście jesteśmy tylko ludźmi i zdarzyło mi się kiedyś nie sprawdzić osobiście Sali, która okazała się za mała i źle wyposażona. To było jedno z moich pierwszych szkoleń i miało być prowadzone przez mojego – co prawda nie bezpośredniego – ale przełożonego. Musieliśmy zmienić nasze standardowe ustawienie stolików i zazwyczaj podwieszany rzutnik ustawić na stole, ale Uczestnicy ocenili szkolenie w skali od 1-5 na 4,76 (pamiętam jak dziś!). Mimo wszystko początki pracy w ICAN Institute wspominam bardzo dobrze, gdyż rozwiązując tego typu problemy nauczyłem się zarządzania stresem w sytuacjach kryzysowych :)

Anna Bochenek: Na koniec chciałabym podziękować Ci za naszą dotychczasową współpracę. Cieszę się, że wybrałeś właśnie nasz obiekt jako miejsce organizacji cyklu szkoleń dla ICAN Institute :)

Wpis dodał(a):

Komentarze

Co myślą inni?

M_B_J_J w dniu 8 lutego 2015 o 13:31 Odpowiedz

Bardzo ciekawy wywiad, zwłaszcza dla osób zaczynających swoją karierę przy organizacji tego typu spotka. Zgadzam się w 100 %, że klienci zwracają uwagę dosłownie na wszyyystko! Dlatego ważne jest w dzisiejszych czasach, aby nie działać na „szablonach”. Każde spotkanie powinno być „uszyte na miarę”.

Dodaj komentarz

Masz jakiś pomysł?